VOG Aanvragen voor Vrijwilligers: Gratis Stappenplan 2025

Leestijd: 9 minuten

Bij onze organisatie werken we met 180 vrijwilligers die in contact komen met kwetsbare mensen. Het VOG-proces is iets waar we jarenlang ervaring mee hebben opgebouwd. In dit artikel deel ik precies wat werkt - zonder bureaucratisch gedoe.

"De VOG is geen wantrouwen naar je vrijwilligers, het is bescherming voor je doelgroep. Dat verschil in framing maakt alles uit."

Wat is een VOG precies? {#wat-is-een-vog}

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een officieel document van de overheid dat aangeeft dat iemands gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor een specifieke functie.

Belangrijk om te weten:

Een VOG is geen blanco strafblad - het kijkt alleen naar relevante antecedenten
De beoordeling is functie-specifiek: een verkeersboete is geen probleem voor vrijwilligerswerk met ouderen
Een VOG is een momentopname: het zegt alleen iets over het verleden

Screeningsprofielen voor vrijwilligers

Bij de aanvraag kies je een screeningsprofiel. Voor vrijwilligers zijn dit de meest voorkomende:

Profiel	Wanneer gebruiken
Gezondheidszorg en welzijn	Contact met cliënten, ouderen, zieken
Onderwijs	Werk met kinderen en jongeren
Financiën	Toegang tot geld of financiële administratie
Zakelijke transacties	Inkoop, contracten

Nieuwe regels vanaf 1 juli 2025 {#nieuwe-regels-2025}

De overheid heeft de VOG-regelgeving aangescherpt. Dit moet je weten:

Wat verandert er?

Uitbreiding verplichte functies: Meer functies met kwetsbare doelgroepen vallen onder de VOG-plicht
Kortere terugkijktermijn voor minderjarigen: Voor aanvragers onder 23 jaar wordt de terugkijktermijn verkort
Digitalisering: Het aanvraagproces wordt volledig digitaal

Wat blijft hetzelfde?

VOG voor vrijwilligers blijft gratis via Justis
De aanvraag loopt via de organisatie, niet via de vrijwilliger zelf
Beoordeling blijft functie-specifiek

Actie voor jouw organisatie

Controleer vóór 1 juli 2025:

Welke functies in jouw organisatie VOG-plichtig worden
Of je registratie bij Justis nog actueel is
Of je communicatie naar vrijwilligers aangepast moet worden

Wanneer is een VOG verplicht? {#wanneer-verplicht}

De kernvraag: moet ik voor al mijn vrijwilligers een VOG aanvragen?

Verplicht bij:

Direct contact met minderjarigen (kinderen, jongeren)
Zorg voor kwetsbare personen (ouderen, mensen met beperking)
Toegang tot vertrouwelijke informatie (medische dossiers, financiën)
Financiële verantwoordelijkheid (penningmeester, kasbeheer)
Huisbezoeken bij kwetsbare doelgroepen

Niet standaard vereist bij:

Administratief werk zonder toegang tot persoonlijke gegevens
Eenmalige evenementen in groepsverband
Ondersteunende taken zonder direct cliëntcontact

Mijn advies: vraag bij twijfel aan

"Wij vragen standaard een VOG aan voor iedereen die met onze doelgroep werkt. Niet uit wantrouwen, maar omdat het voor iedereen duidelijkheid schept. Vrijwilligers begrijpen dat."

In 15 jaar heb ik nooit een vrijwilliger gehad die bezwaar maakte tegen een VOG-aanvraag wanneer de reden duidelijk was.

Gratis aanvragen: stappenplan {#stappenplan}

Het VOG-aanvraagproces bestaat uit twee delen: de organisatie registreert zich, daarna vraagt de vrijwilliger aan.

Stap 1: Registreer je organisatie bij Justis

Eenmalig, duurt 2-4 weken

Ga naar www.justis.nl
Klik op "VOG aanvragen" → "Voor organisaties"
Vul het registratieformulier in:
- KvK-nummer of RSIN
- Contactgegevens organisatie
- Type werkzaamheden
Wacht op goedkeuring (je ontvangt inloggegevens)

Benodigde documenten:

Uittreksel KvK (niet ouder dan 3 maanden)
Statuten (voor stichtingen)
Beschrijving vrijwilligersfuncties

Stap 2: Maak een aanvraag aan voor de vrijwilliger

Per vrijwilliger, duurt 5 minuten

Log in op het Justis-portaal
Klik op "Nieuwe aanvraag"
Vul in:
- Naam en geboortedatum vrijwilliger
- E-mailadres vrijwilliger
- Functie en screeningsprofiel
Controleer de gegevens en verstuur

De vrijwilliger ontvangt een e-mail met een persoonlijke link.

Stap 3: Vrijwilliger voltooit de aanvraag

Door de vrijwilliger zelf, duurt 10 minuten

Vrijwilliger klikt op de link in de e-mail
Inloggen met DigiD
Controleren van gegevens
Bevestigen van aanvraag

Stap 4: Wachten op resultaat

Doorlooptijd: gemiddeld 2-4 weken
Bij een schone VOG: document wordt digitaal beschikbaar
Bij twijfel: Justis neemt contact op voor aanvullende informatie

Praktische tips uit ervaring

Timing:

Start het VOG-proces bij de intake, niet pas bij de start
Reken op 4-6 weken totale doorlooptijd

Communicatie:

Leg vooraf uit waarom je een VOG vraagt
Stuur een reminder als de vrijwilliger niet binnen een week reageert

Administratie:

Houd een overzicht bij van VOG-statussen
Noteer de afgiftedatum (voor eventuele hernieuwing)

Wat als een VOG wordt geweigerd? {#weigering}

Een VOG-weigering is zeldzaam maar komt voor. Zo ga je ermee om:

Redenen voor weigering

Relevante antecedenten voor de specifieke functie
Lopende rechtszaken
Recente veroordelingen binnen de terugkijktermijn

Wat kun je doen?

1. Vraag om toelichting De vrijwilliger kan bij Justis opvragen welke antecedenten hebben geleid tot afwijzing.

2. Bezwaar maken Binnen 6 weken kan bezwaar worden gemaakt. Succesvol bij:

Feitelijke onjuistheden
Antecedenten die niet relevant zijn voor de functie
Veranderde persoonlijke omstandigheden

3. Alternatieve functie Soms is een VOG voor een andere functie wél mogelijk. Een weigering voor werk met kinderen betekent niet automatisch een weigering voor administratief werk.

Hoe breng je dit over?

Dit is een gevoelig gesprek. Mijn aanpak:

"We hebben het VOG-resultaat ontvangen en het is helaas niet positief voor deze specifieke functie. Dit zegt niets over jou als persoon - de beoordeling kijkt naar een heel specifiek profiel. Laten we samen kijken welke mogelijkheden er wél zijn."

VOG-beleid voor je organisatie {#vog-beleid}

Een goed VOG-beleid voorkomt discussie en zorgt voor gelijke behandeling. Dit zijn de elementen:

Wat moet erin staan?

Voor welke functies je een VOG verplicht stelt
Welk screeningsprofiel per functie
Wie verantwoordelijk is voor de aanvraag
Hoe je communiceert naar vrijwilligers
Wat je doet bij weigering
Of en wanneer je VOG's hernieuwt

Voorbeeldformulering

"Stichting [naam] vraagt voor alle vrijwilligers die direct contact hebben met onze doelgroep een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan. De aanvraag is gratis en loopt via onze vrijwilligerscoördinator. Een VOG-aanvraag is een standaardprocedure die bijdraagt aan een veilige omgeving voor zowel vrijwilligers als deelnemers."

Download: complete VOG-beleid template

Ik heb een kant-en-klaar VOG-beleid document gemaakt dat je direct kunt gebruiken:

Beleidsnotitie (2 pagina's)
Communicatiebrief voor vrijwilligers
Overzicht functies en profielen
Checklist implementatie

Veelgestelde vragen {#faq}

Hoe lang is een VOG geldig?

Een VOG heeft geen officiële geldigheidsdatum. Het is een momentopname. De meeste organisaties accepteren een VOG die niet ouder is dan 3-6 maanden. Sommige hernieuwen elke 2-3 jaar.

Onze aanpak: We vragen bij aanvang een nieuwe VOG, ongeacht of iemand er al een heeft van een andere organisatie. Screeningsprofielen verschillen.

Wat kost een VOG voor vrijwilligers?

Gratis - mits je organisatie geregistreerd is bij Justis voor de regeling "VOG voor vrijwilligers". De normale kosten (€41,35) worden door de overheid vergoed.

Kan iemand zijn eigen VOG aanvragen?

Nee, voor de gratis regeling moet de aanvraag via de organisatie lopen. Een vrijwilliger kan wel zelf (betaald) een VOG aanvragen, maar dat is niet nodig.

Wat als een vrijwilliger geen DigiD heeft?

Zonder DigiD kan de aanvraag niet digitaal. Alternatieven:

Help bij het aanvragen van DigiD (duurt enkele dagen)
In uitzonderlijke gevallen: papieren aanvraag via gemeente

Mag ik een kopie van de VOG bewaren?

Ja, maar let op privacywetgeving (AVG):

Bewaar niet langer dan noodzakelijk
Noteer alleen dat er een geldige VOG is afgegeven, niet de inhoud
Vernietig de kopie bij uitdiensttreding vrijwilliger

Wat als iemand weigert een VOG aan te vragen?

Dan kun je deze persoon niet inzetten voor functies waarvoor je een VOG vereist. Wees hier duidelijk over in je werving en intake.

"We hebben dit één keer meegemaakt in 15 jaar. Toen we uitlegden waarom we het vroegen - bescherming van kwetsbare mensen - begreep de persoon het. Uiteindelijk vroeg hij toch aan."

Samenvatting

Onderwerp	Kernpunt
Wat	Verklaring dat gedrag geen bezwaar vormt voor specifieke functie
Wanneer verplicht	Contact met kwetsbaren, minderjarigen, financiën
Kosten	Gratis voor vrijwilligers (via Justis)
Doorlooptijd	4-6 weken totaal
Nieuwe regels 2025	Meer functies vallen onder VOG-plicht

Volgende stappen

Check of je organisatie geregistreerd is bij Justis
Inventariseer welke functies VOG-plichtig zijn
Download het VOG-beleid template
Communiceer naar je vrijwilligers

Heb je vragen over VOG-beleid of vrijwilligersmanagement? Ik help je graag verder.

Dit artikel is geschreven door Vincent van Munster, met 15+ jaar ervaring in het werken met 180 vrijwilligers en 700+ deelnemers in de welzijnssector.